Redogörelse över dataskyddet för medlemsdatabasen
Dataskyddsbeskrivning
Dataskyddsbeskrivning av Finlands Rotarys medlemsregistersystem (sammanslagen ”Beskrivning av databehandlingsfunktioner” och informationsdokument)
- Registerupprätthållare
Huvudansvarig registerupprätthållare: Finlands Rotaryservice rf, Finlands Rotarykansli, Stora Robertsgatan 9 C 17, 00120 Helsingfors, tel. (09) 640078, e-mail: rotarytoimisto@rotary.fi
Delansvariga registerupprätthållare är rotaryklubbarna i Finland och Estland, som har anslutit sig till Rotary International, varje klubb för sina egna medlemmars del.
- Registeransvarig
Ansvarsperson utsedd av Finlands Rotaryservice rf. Rotaryklubbarnas presidenter för sina egna klubbmedlemmars del
- Registrets namn och personerna i registret
Finlands Rotarys medlemsregistersystem. Registret innehåller medlemmarna i Rotaryklubbarna i Finland och Estland
- Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Rotary International är en internationell serviceorganisation. Dess medlemskår består av individuel-la rotaryklubbar och deras medlemmar. Ändamålet med registret är rotaryverksamhet. Uppgifterna betjänar bland annat kontakterna mellan medlemmar, lagstadgade administrationen av rotaryklubbar och -distrikt (föreningar), distributionen av medlemstidskrifter och -information samt Rotary Internationals behov.
Uppgifterna används inte till några andra ändamål.
- Registrets innehåll
I medlemsregistret kan behandlas uppgifter i nedanstående grupper:
- Medlemmens namn
- Medlemsnummer
- Medlemsslag (ordinarie medlem, hedersmedlem)
- Utmärkelser
- Yrke/titel
- Födelsetid (dock inte individnumret)
- Anslutningsår till klubben
- Anslutningsår till Rotary
- Eventuella tidigare klubbar
- Kontaktuppgifter (adress, telefon, e-post)
- Arbetsplats
- Klassificering (yrkesområdet, som personen representerar)
- Uppgift i klubben (president, sekreterare, kassör, osv)
- Nuvarande och tidigare uppdrag inom Rotary
- Makans/Makens namn
- Medlemmens rotary-fadder (namn)
- Medlemmens meddelande om sin önskan att begränsa tillhandahållandet av sina uppgifter
En del av uppgifterna är obligatoriska – en del valbara. Medlemmen kan enligt eget övervägande välja vilka valbara uppgifter uppges. Dessutom har medlemmen rätt att begränsa tillhandahållandet av sina uppgifter även inom Rotary. Begränsningen antecknas i registret.
- Grunden för upprätthållandet av registret
Grunden för upprätthållandet av registret är sk berättigat intresse för organisering av rotaryverksamheten och för skötsel av rotaryklubbarnas (föreningarnas) lagstadgade förpliktelser.
När en person har anslutit sig till Rotary, har han/hon varit medveten om rotaryverksamhetens internationella karaktär och juridiska uppbyggnad. Genom att personen har anslutit sig till en rotaryklubb, har han/hon förbundit sig att följa rotaryverksamhetens principer och även godkänt registreringen av sina uppgifter och deras överlåtelse till Rotary International.
- Registrets regelbundna datakällor
Samtliga uppgifter i registret fås av den registrerade personen själv, förutom medlemsnumret, som fås från Rotary Internationals datasystem.
- Regelbundna överlåtelser av uppgifter
Registrets uppgifter överlåts inte till utomstående.
En rotarymatrikel innehållande registrets uppgifter trycks årligen för medlemmarnas interna bruk.
- Överföring av uppgifter till områden utanför EU eller EES
Registrets personuppgifter överlåts eller överförs inte till områden utanför Europeiska Unionen eller Europeiska ekonomiska sambetsområdet. Undantaget utgörs av Rotary Internationals internationella medlemsregistersystem till den del detta befinner sig utanför de nämnda områdena. Enbart medlemmens grunduppgifter överförs till Rotary Internationals system.
- Principerna gällande registerskyddet
Digitaliskt lagrade uppgifter förvaras i en datasäker omgivning. Den datatrafik som användningen av registren kräver är skyddad och datasystemet har skyddats med en brandmur. Registrets servers bevaras i låst rum. Datorerna har skyddats med lösenord.
Varje klubb har egna lösen för uppdatering av sina medlemsuppgifter. Lösenordet får användas av den person som klubben utser för uppdraget (i regel medlemsansvarig sekreterare). Dessutom förfogar klubben över ett allmänt lösenord för alla medlemmar, som ger medlemmarna rätt att bläddra i registret. Lösenorden får endast användas av rotarianer. Lösenorden byts årligen.
Skriftliga avtal enligt GDPR-förordningen har avslutits med underleverantörerna.
- Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att granska sina i registret befintliga uppgifter eller att få bekräftat att registret inte innehåller uppgifter om vederbörande.Den registrerade har rätt att kräva att en felaktig uppgift om vederbörande rättas till, stryks eller kompletteras.
För att kunna utnyttja sin rätt till granskning eller tillrättaläggande bör den registrerade ta kontakt med registerupprätthålaren. Uppgifterna kan granskas och vid behov tillrättaläggas genom att ta kontakt med den medlemsansvariga personen i klubben eller med Rotarykansliet.
- Förvaring av uppgifter
Uppgifterna förvaras i registret så länge medlemsskapet är i kraft. När medlemsskapet upphör, avlägsnas uppgifterna inom rimlig tid.
- Övriga rättigheter gällande behandlingen av personuppgifter
Den registrerade har rätt att anhängiggöra ärendet gällande behandlingen av sina personuppgifter hos övervakningsmyndigheten.
personuppgifter hos övervakningsmyndigheten.
