Vammala Rotaryklubb var arrangör för D1410 höstseminarium som hölls lördagen den 12 oktober 2024 på Sylvää skola i Sastamala. Evenemanget genomfördes i samarbete med distriktsguvernören 2024–25, Ilkka Häkli och tjänstemännen i distriktet.
MÅLEN OCH DERAS GENOMFÖRANDE
Höstseminariet och höstmötet på Sylvää skola var lyckade både vad gäller presentationerna och arrangemangen. Tack till presentatörerna och organisationskommittén för deras goda och engagerade arbete.
Huvudmålet var att arrangemangen skulle vara tydliga och framgångsrika på ett sådant sätt att seminariedeltagarna skulle njuta av evenemanget och skulle resa hem nöjda.
Detta mål uppnåddes väl. Uppskattande feedback kom både på plats och efteråt via bland annat sociala medier.
Vid sidan vad sakinnehållet kunde vi genom tal, lätta program och musik skapa en avslappnad atmosfär.
Nyckelaktören var vår programledare, Henri Haapamäki, som på ett avslappnat Tyrvää-dialekt ledde seminariet. Han är också känd som YLE:s rallyexpert och är en kändis på sociala medier. Han var ett bra val för uppdraget. Hans avslappnade samtal väckte leenden hos publikens.
Rotaryprogrammet bestod av distriktskommittéernas presentationer. Detta gav oss en bra överblick över distriktet och rotaryverksamheten som helhet. Tack till alla för expertpresentationerna.
Jukka Ehto, rotarianen från Kankaanpää och en framstående expert på artificiell intelligens, var ett mycket lyckad val till programmet. Hans jordnära presentation om artificiell intelligens var intressant och upplysande.
Hans presentation avslutades med musikvideo med rotarytema tillverkad av artificiell intelligens.
>> Du kan lyssna sångvideo med rotarytema här.
ERFARENHETER FRÅN PARTNERPROGRAMMET
Partnerprogrammet var också lyckat. Sju deltagare deltog i det.
Besöket i S:t Olofs kyrka genomfördes under ledning av en sakkunnig guide. Särskilt kyrkans historia och konsten i kyrkan var imponerande.
Besöket i Nahkaverstas Eliisa Marjaana var också intressant. Gästerna fick höra intressanta historier om verkstadens och familjeföretagets historia.
GENOMFÖRANDE AV SEMINARIET
Man gjorde ett huvudschema för att vägleda och förtydliga flödet för hela arrangemanget. I den registrerades målen och implementeringstiderna för nyckelfrågorna som sedan uppdaterades kontinuerligt, särskilt när det gällde datumen:
- Bokning av Sylvää skola, matsal och personal redan under våren
- Organisationskommitténs möten på en grov nivå. Det blev fyra möten totalt, de började i maj, det var uppehåll på sommaren och mer effektivt från augusti.
- Datum för inbjudan, program och anmälningar. Detta gjordes i början av september.
- Sylvää skolans besiktning, talkorna och tidschemat för själva evenemanget under den senaste veckan.
För att få tydliga arrangemang delades allting upp i ansvarsområden. Varje ansvarsområde hade en ansvarig person, eller helst två, en som den andras backup. På så sätt fördelades arbetsbelastningen jämnare och ingen hade för många uppgifter.
I efterhand kunde man notera att fördelningen av ansvarsområdena kunde varit mer exakt.
Samarbete med distriktet kunde ha varit ett eget ansvarsområde, med en egen ansvarig person. Nyckelfråga här var hanteringen av datamaterial och kanske hanteringen av ljudutrustning på seminariedagen. Nu sköttes detta av ledaren för hela arrangemangen, vid sidan av hans andra uppgifter.
Många ansvarsområden hade delar som krävde samarbete med distriktet och att fokusera detta på en person fungerade bra.
Man använde distriktets funktionärers expertis för att hjälpa till att planera arrangemangen och nödvändig information vidarebefordrades till dem i god tid.
Samarbetet och vägledningen vi fick av distriktets experter fungerade utmärkt, ett stort tack för.
Det var också väsentligt att ta lyfta fram det fina samarbetet mellan ansvarsområden både vid planering och vid genomförandet av de grundläggande uppgifterna, särskilt på evenemangsdagen.
För att få samarbetet att fungera satsade vi på organisationsmöten, där ansvariga personer deltog berömvärt. I dem fick alla höra vad som planeras och kunde även kommentera andra ansvarsområdens uppgifter.
Ett viktigt, centralt verktyg var en att-göra-lista indelad i ansvarsområden. Under ansvarsområdena registrerades även små detaljer, deras ansvarsperson och målen för implementering och slutförandetid.
Uppgiftslistan gicks systematiskt igenom vid varje möte och uppdaterades allt eftersom uppgifterna framskred.
ÅTGÄRDER EFTER EVENEMANGET
Som huvudprincip så var det personerna inom varje ansvarsområde som tog hand om nedmontering, rengöring och återlämnande av utlånade varor. Målet var att man inte ens märkte att vi hade varit där. Detta sänker tröskeln vid efterföljande reservationer.
Publicering av bilder och upplevelser av evenemanget till exempel i distriktets Facebookgrupp och på klubbens hemsida.
Att göra en slutrapport och dela erfarenheter som underlag för kommande event.
Text: Esko Liutu, ansvarig för evenemanget, Vammalan Rotaryklubi
Photon: Hannu Aro, Vammalan Rotaryklubi
Senaste kommentarer