Tietosuojaseloste

Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän tietosuojaseloste (yhdistetty ”Seloste tietojenkäsittelytoimista” ja informointiasiakirja)

1. Rekisterinpitäjä
Päävastuullinen rekisterinpitäjä:
 Suomen ja Viron Rotarypalvelu ry
, Suomen Rotarytoimisto
, Iso Roobertinkatu 9 C 17, 00120 Helsinki
puh. +358-44-2359798
, E-mail: rotarytoimisto@rotary.fi
Yhteisvastuullisia rekisterinpitäjiä ovat Suomessa ja Virossa toimivat Rotary Internationaalin jäseniksi liittyneet rotaryklubit, kukin klubien omien jäsentensä tietojen osalta.

2. Rekisteristä vastaava henkilö
Suomen Rotarypalvelut ry:n nimittämä vastuuhenkilö.
Rotaryklubien presidentit omien klubijäseniensä tietojen osalta.

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt henkilöt
Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä.
Rekisteröityjä ovat Suomen ja Viron rotaryklubien jäsenet.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rotary International on kansainvälinen palvelujärjestö. Sen jäseniä ovat yksittäiset rotaryklubit ja niiden jäsenet. Rekisterin käyttötarkoituksena on rotarytoiminta. Tiedot palvelevat muun muassa jäsenten keskinäistä yhteydenpitoa, rotaryklubien ja -piirien (yhdistysten) lakisääteistä hallintoa, jäsenlehtien ja -tiedotteiden jakelua sekä Rotary Internationalin tarpeita.
Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin

5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Jäsenen nimi
• Jäsennumero
• Jäsenlaji (varsinainen jäsen, kunniajäsen)
• Huomionosoitukset
• Arvo / ammatti
• Syntymäaika (ei kuitenkaan henkilötunnusta)
• Klubiin liittymisvuosi
• Rotaryyn liittymisvuosi
• Mahdolliset aikaisemmat klubit
• Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti)
• Työpaikka
• Luokitus (ammattialue, jota henkilö edustaa)
• Tehtävä klubissa (presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja. jne.)
• Nykyiset ja aikaisemmat rotarytehtävät
• Puolison nimi
• Jäsenen rotary-kummi (nimi)
• Jäsenen ilmoitus halustaan rajoittaa tietojensa jakelua

Osa tiedoista on pakollisia – osa vapaaehtoisia. Jäsen voi harkintansa mukaan valita mitä vapaaehtoisia tietoja ilmoittaa. Lisäksi jäsenellä on mahdollisuus rajoitta tietojensa jakelua myös rotaryn sisällä. Jakelurajoitus merkitään rekisteriin.

6. Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterin pitämisen peruste on ns. oikeutettu etu rotarytoiminnan organisoimiseksi sekä rotaryklubien (yhdistyksien) lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi.
Rotaryyn liittyessään jäsenet ovat olleet tietoisia rotarytoiminnan kansainvälisestä luonteesta ja juridisesta rakenteesta. Liittymällä rotaryklubiin he ovat sitoutuneet noudattamaan rotarytoiminnan periaatteita ja myös hyväksyneet tietojensa rekisteröinnin sekä siirtämisen Rotary Internationaalin käyttöön.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, paitsi jäsennumero, joka saadaan Rotary Internationalin tietojärjestelmästä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekistereissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisterin tiedoista painetaan vuosittain rotarymatrikkeli jäsenistön sisäiseen käyttöön.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksen tähän tekee Rotary Internationalin kansainvälinen jäsentietojärjestelmä niiltä osin, kun se sijaitsee mainitun alueen ulkopuolella. Rotary Internationalin järjestelmään siirretään vain jäsenen perustiedot.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Digitaalisesti tallennetut tiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä. Järjestelmien käytön edellyttämä tietoliikenne on salattua ja tietojärjestelmä on suojattu palomuurilla. Rekisterin palvelimet säilytetään lukitussa tilassa. Tietokoneet on suojattu salasanoilla.

Jokaisella klubilla on käytössään ylläpitotunnus jäsentietojen ylläpitoa varten. Tunnus on tarkoitettu klubin nimeämän henkilön käyttöön (yleensä jäsenasioita hoitava sihteeri). Lisäksi klubilla on käytössään kaikille jäsenille tarkoitettu selailutunnus, jolla jäsenrekisteriä voi selailla. Tunnukset on tarkoitettu vain rotareiden käyttöön. Tunnuksiin liittyvät salasanat vaihdetaan vuosittain.
Alihankkijoiden kanssa on solmittu GDPR-asetuksen mukaiset kirjalliset sopimukset.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.
Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä rekisterin pitäjään. Tiedot voi tarkistaa ja tarvittaessa korjata ottamalla yhteyttä oman klubin jäsentiedoista vastaavaan henkilöön tai Rotarytoimistoon.

12. Tietojen säilyttäminen
Tiedot rekisterissä säilytetään jäsenyyden keston ajan. Kun jäsenyys päättyy, niin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.