Vinkkejä rotaryklubin tiedottamiseen

1.
Tehkää kiinnostavia asioita ja kertokaa niistä

Media kiinnostuu, kun teette paikkakunnallanne asioita, joilla on merkitystä ja vaikutusta. Tai toteutatte jotain poikkeuksellisen hauskaa, jolla on vastaavasti uutisarvoa. Miettikää etukäteen, mikä on viestinne uutiskärki ja ns. koukku. Tehkää toimittajan työ niin helpoksi kuin mahdollista. Jos toimittajan pitää kaivaa viestistänne/tiedotteestanne uutinen esiin, se todennäköisesti jää tekemättä, ellei kysymyksessä ole jokin aivan poikkeuksellisen merkittävä asia. Kertokaa selkeästi kuka? mitä? missä? milloin? miksi? kuinka?

Pyrkikää löytämään media, jolle aihe on oikeasti relevantti. Tiedotteen jakelu mahdollisimman laajasti hakuammuntaa käyttäen ei tuota tulosta, jos kohderyhmät eivät ole oikeat. Osoittakaa viesti mielellään asiaa tai aihetta tuntevalle henkilölle henkilökohtaisesti sen sijaan, että käytätte esim. toimituksen yleistä sähköpostiosoitetta.

2.
Tehkää hyviä tiedotteita ja juttuja

Sen sijaan, että lähetätte pienemmillä paikkakunnilla paikallislehdille tiedotteita, tehkää valmiita juttuja esim. tapahtuman jälkeen ja liittäkää mukaan hyviä valokuvia. Se on varmempi tapa saada julkisuutta. Monet paikallislehdet ovat hyvin kiinnostuneita valmiista aineistosta.

Jos päädytte tekemään tiedotteen, jolla yritätte saada median etukäteen kiinnostumaan vaikkapa tulevasta tapahtumastanne, tehkää se kuitenkin hyvän jutun tyyliin. Kieli on ytimekästä ja ymmärrettävää, ydinsanoma on tuotu esille selvästi. Hyvä tiedote on johdonmukainen ja selkeä. Se on maksimissaan yhden A4-arkin kokoinen, joten jaarittelulle ei ole tilaa

.

Hyvässä tiedotteessa on otsikko, joka on lyhyt, napakka ja kertoo tiedotteen sisällöstä. Huono otsikko voi johtaa siihen, ettei tiedotetta edes lueta.

Ingressi eli alkukappale esittelee tiedotteen aiheen lukijalle. Hyvä ingressi kertoo, mistä tiedotteessa on kyse, sen ydinviestin. Tiedotteen tärkein asia tuodaan esille siis aivan ensimmäisillä riveillä.

Seuraavissa kappaleissa syvennetään ingressissä esiintuotuja aiheita, kuvataan aihetta laajemmin ja tuodaan esille yksityiskohtia ja taustoja. Osan tiedotteen asiasta voi esittää myös esim. klubipresidentin sitaatteina, mikä tuo elävyyttä.

Tiedotteen lopussa kerrotaan lyhyesti rotaryklubista, sen toiminnasta ja tavoitteista.

3.Ottakaa hyviä valokuvia!



Tiedotteen tai etenkin esim. jostain rotaryklubinne tapahtumasta kertovan jutun mukaan tarvitaan yksi tai useampi hyvä valokuva. Unohtakaa kuvat, joissa miehet seisovat rivissä vaivautuneen näköisinä. Pyrkikää iloon ja tekemisen meininkiin huumoria unohtamatta. Miettikää, millaisia kuvia itse haluatte katsoa, millaiset kuvat herättävät oman huomionne ja kiinnostuksenne.

4.
Muistakaa yhteystiedot

Tiedotteen lopusta on aina löydyttävä sellaisen henkilön yhteystiedot (nimi, matkapuhelin, sähköposti), joka pystyy vastaamaan median edustajan mahdollisesti esittämiin kysymyksiin. Yhteyshenkilön on myös oltava tavattavissa ja valmis antamaan lisätietoja, joita ilman tiedote voi jäädä julkaisematta. Myös rotaryklubin nettiosoite on syytä mainita.

5. Pyrkikää luomaan henkilökohtaisia kontakteja



Ihmisiä kiinnostavat ihmiset, pyrkikää siis rohkeasti tutustumaan paikkakuntanne median edustajiin. Opetelkaa myös se kuuluisa hissipuhe: Aika alkaa nyt: miksi olet kiinnostava, mitä teet ja miksi sinua pitäisi kuunnella?

OHJE AJANKOHTAISTA -OSION KÄYTTÖÖN

AJANKOHTAISTA -osio on nettisivuilla ihan syystä. Ajan tasalla oleva uutisosio kertoo sivustolla vierailevalle klubin elinvoimaisuudesta: klubissa tapahtuu!

Ajankohtaista osio toimii väylänä niin ulkoiselle kuin sisäiselle tiedottamiselle. Se toimii myös erinomaisena kanavana rakentaa positiivista julkisuuskuvaa tai sen avulla voidaan jakaa positiivisia rotarykokemuksia ja mielikuvia. Tiedottamalla ulospäin klubi tekee toimintaansa ja tavoitteitaan tunnetuksi ja hankkii tavoitteilleen lisää kannatusta ja samalla itselleen lisää jäseniä, aktiiveja ja tukijoita. Tiedottamisella vaikutamme halutun mielikuvan syntymiseen rotarytoiminnasta ja sen arvoista ja periaatteista.

Aina on asiaa!
Uutisen ei tarvitse olla mittasuhteiltaan iso, sen sijaan potentiaalista kerrottavaa saattaa olla kaikki pienempikin, mitä klubissasi ja klubin toiminta-alueella tapahtuu.

• klubin viikko-ohjelma
• ajankohtaiset klubin tapahtumat
• ajankohtaiset alueen ja piirin tapahtumat
• tiedotteet, uutiset
• presidentin uutiset
• blogikirjoitukset, rotarykokemukset
• hankkeet, projektit
• yhteistyötoiminta
• muuta

Löysitkö hyvän uutisen paikallisen yhteistyötahon tai järjestön kotisivuilta. Lainaa näitä ja jaa klubin omille sivuille. Jos tekstiä ei aina synny, voit julkaista myös tekstittömiä uutisia, jotka lukijan kannalta voivat olla mielenkiintoisia.

Päivitä Ajankohtaista-osiota säännöllisesti. Uusin juttu ei saa olla yhtä toimintakuukautta vanhempi. Valitse klubista henkilö, joka on sitoutunut käyttämään aikaa viikottaittain Ajankohtaista –osion päivittämiseen.