Vammalan Rotaryklubi järjesti Rotarypiirin 1410 syysseminaarin Sastamalan Sylvään koululla lauantaina 12.10.2024. Tapahtuma toteutettiin yhteistyössä kauden 2024-25 piirikuvernööri Ilkka Häklin ja piirin tarvittavien toimihenkilöiden kanssa.
TAVOITTEET JA NIIDEN TOTEUTUMINEN
Syysseminaari ja syyskokous Sylvään koululla onnistui niin esitysten kuin järjestelyjenkin osalta varsin hyvin. Kiitokset esiintyjille ja järjestelytoimikunnalle hyvästä sitoutuneesta työstä.
Keskeisenä tavoitteena oli onnistuneet, selkeät järjestelyt siten, että seminaarikävijät viihtyvät tapahtumassa ja lähtevät tyytyväisinä paluumatkalle.
Tämä tavoite onnistui hyvin. Kiittävää palautetta tuli niin paikan päällä kuin jälkikäteen muun muassa sosiaalisen median kautta.
Asiasisällön rinnalle saimme luotua rennon tunnelman niin puheiden kuin kevennysohjelmien ja musiikin kautta.
Keskeisenä toimijana oli juontajamme, aitoa Tyrvään murretta rennosti käyttävä Henri Haapamäki, YLEn ralliasiantuntija ja somepersoona. Hän oli varsin onnistunut valinta tehtävään. Hänen rento jutustelunsa sai yleisössä hymyt huulille.
Rotaryohjelmana oli kaikkien piirin komiteoiden tehtävien esittely. Tästä saimme hyvän katsauksen piirin ja rotarytoiminnan kokonaisuuteen. Kiitokset kaikille asiantuntevista esityksistä.
Varsin onnistunut valinta ohjelmaan oli Kankaanpään rotari Jukka Ehto, ansioitunut tekoälyasiantuntija. Hänen maanläheinen esityksensä tekoälystä oli mielenkiintoinen ja asiaa avaava.
>> Esityksen huipensi vaikuttava tekoälyn avulla tehty rotaryaiheinen lauluvideo.
SEURALAISOHJELMAN KOKEMUKSIA
Seuralaisohjelma oli myös varsin onnistunut. Osallistujia oli seitsemän henkilöä.
Vierailu Pyhän Olavin kirkossa toteutettiin asiantuntevan oppaan johdolla. Erityisesti kirkon ja kirkossa olevan taiteen historia oli vaikuttavaa kuultavaa.
Myös vierailu Nahkaverstas Eliisa Marjaanassa oli kiinnostava. Vieraat kuulivat käsityöpajan ja perheyrityksen historiasta mielenkiintoisia tarinoita.
SEMINAARIN TOTEUTTAMINEN
Järjestelyjen kokonaisuuden kulkua ohjaamaan ja selkiyttämään tehtiin karkean tason pääaikataulu. Siihen kirjattiin keskeisten asioiden tavoite- ja toteutumisajat ja sitä päivitettiin aina etenkin päivämäärien täsmennyttyä:
- Sylvään koulun sekä ruokalan ja henkilökunnan varaaminen jo keväällä.
- Järjestelytoimikunnan kokousten ajat karkealla tasolla. Kokouksia oli kaikkiaan neljä, toukokuussa aloitettiin, kesällä taukoa ja elokuusta alkaen tehokkaammin.
- Kutsun, ohjelman ja ilmoittautumisten julkaisun tavoiteajat. Julkaisut tehtiin syyskuun alkupäivinä.
- Sylvään koulun katselmuksen, talkoiden ja itse tapahtuman ajankohdat viimeisellä viikolla.
Järjestelyjen selkeyttämiseksi tapahtuman kokonaisuus jaettiin vastuualueisiin. Jokaisella vastuualueella oli vastuuhenkilö tai mieluiten kaksi, toinen toisensa varahenkilönä. Näin tehtäväkuorma jakautui tasaisemmin eikä kenellekään tullut liikaa tehtäviä.
Vastuualueiden määrittely jälkikäteen ajateltuna olisi voinut olla tarkempi.
Piiriyhteistyö olisi voinut olla oma vastuualueensa, jolla erikseen oma vastuuhenkilönsä. Tässä on keskeistä tietoaineistojen hallinta ja ehkä audiolaitteiden hallinta seminaaripäivänä. Nyt ne olivat järjestelyjen vetäjällä muiden tehtävien ohessa.
Monella vastuualueella oli osia, jotka vaativat toimia piirin suuntaan ja keskittäminen yhdelle henkilölle toimi hyvin.
Järjestelyjen suunnittelussa käytettiin apuna piirin toimihenkilöiden asiantuntemusta ja välitettiin tarvittavat tiedot hyvissä ajoin piirin toimihenkilöiden käyttöön.
Yhteistyö ja saamamme opastus piirin asiantuntijoilta toimi erinomaisesti, josta suuret kiitokset.
Oleellista oli myös huomioida vastuualueiden välinen yhteistyö niin suunnittelussa kuin perustehtävien toteutuksessa etenkin tapahtumapäivänä.
Yhteistyön toteutuksessa painotimme järjestelykokouksia, joihin vastuuhenkilöt osallistuivat kiitettävästi. Niissä kaikki kuulivat mitä on suunnitteilla ja voivat kommentoida myös muiden vastuualueiden tehtäviä.
Tärkeä, keskeinen työkalu oli vastuualueisiin jaettu tehtävälista. Vastuualueiden alle kirjattiin pieniäkin yksityiskohtia, niiden tekijät sekä toteuttamisen tavoiteaika ja valmistumisaika.
Tehtävälistaa käytiin jokaisessa kokouksessa järjestelmällisesti läpi ja päivitettiin tehtävien edetessä.
LOPPUTOIMET
Pääperiaatteena kunkin vastuualueen henkilöt hoitavat purkamisen, siivoamisen ja lainatavaran palauttamisen. Tavoitteena voisi olla, että meidän ei huomata paikalla olleenkaan. Tämä madaltaa kynnystä seuraavia varauksia tehtäessä.
Valokuvien ja tapahtuman kokemusten julkaisu muun muassa piirin Facebook-ryhmässä ja klubin kotisivuilla.
Loppuraportin tekeminen ja kokemusten jakaminen seuraavien tapahtumien pohjaksi.
Teksti: Esko Liutu, järjestelyvastaava, Vammalan Rotaryklubi
Kuvat: Hannu Aro, Vammalan Rotaryklubi
Rotarit Sastamalassa-laulu: Jukka Ehto,Kankaanpään Rotaryklubi & Tekoäly
Viimeisimmät kommentit