Kanta-Espoon rotaryklubin kokoukset ovat hyvä esimerkki etä- ja hybridikokousten toimivuudesta:
13.3.2020 meidän rotarien maailma muuttui täysin. Meidän, jotka olimme kokoontuneet yhteen lounaskokousten muodossa, oli keksittävä ratkaisu yhä pahenevassa koronatilanteessa. Rotarypiirin suositus oli joko perua kokoukset tai järjestää ne etäyhteyksin. Olisimme voineet perua kokonaan kokoukset, mutta sen sijaan päätimme ripeällä hallituksen päätöksellä siirtää kokouksemme etäyhteyteen. Meistä tuli verkkorotareita muutamassa päivässä!
Huhtikuussa 2020 pidimme ensimmäisen kokouksemme Zoom-yhteydellä. Ensimmäinen puhujamme oli Suomen enkelisijoitusyhdistyksen toimitusjohtaja, ja tämä kokousjärjestely tuntuikin toimivan hyvin, ja päätimme jatkaa kokeilua. Nekin jäsenet, jotka eivät olleet aiemmin käyttäneet videoyhteyttä, ottivat sen nyt käyttöön. Tässä sekä vieraamme että jäsenet olivat etänä.
Kesäkuussa käätyjen vaihtokin suoritettiin historian ensimmäistä kertaa verkossa! Huomasimme myös muiden klubien siirtyvän etäyhteyksien käyttöön. Kokeilimme myös Microsoft Teams kokousta, mutta silloin maksullisen version puuttuminen ja kokousten johtaminen Mac tietokoneella toi järjestämiseen muutamia ylimääräisiä mutkia. Zoom tuntuikin meille mutkattomalta ratkaisulta.
Kun koronatilanne helpottui, siirryimme jälleen pitämään kokoukset Esport Centerissä, mutta etäyhteyksistä emme luopuneet missään vaiheessa. Uuden kauden alkaessa hallituksen päätöksellä hybridikokoukset olivat jo täydessä vauhdissa.
Halusimme tarjota mahdollisuuden heille, joita koronatilanne huolestutti mahdollisuuden osallistua kokouksiin etänä ja toisaalta mahdollisuuden jäsenille tavata toisiaan ja vaihtaa kuulumisia lounaan ja esitelmän merkeissä. Tämä tarkoitti erityisjärjestelyjä siten, että laitoimme kokoustiloissamme pöydät siksak-muotoon ja poistimme tuoleja väleistä, jotta jäsenet voisivat istua kokouksissa mahdollisimman turvallisesti turvavälein.
Esitysten saamisessa samanaikaisesti nähtäville etäyhteyksien päässä oleville ja huoneessa istujille, siten, että esittäjän ääni kuuluu, vaati erilaisia kokeiluja. Lisäksi meidän oli pohdittava, miten johdetaan kokousta huomioimalla esitetyt kysymykset kokoushuoneessa ja etäyhteyksien päästä. Pienen harjoittelun jälkeen nämä asiat sujuivat yhä paremmin.
Tässä mallissa vieras, joka toimi puhujana esiintyi kokoushuoneessa, osa osallistujista oli etänä ja osa läsnä kokoushuoneessa. Olemme myös varautuneet tilanteeseen, missä puhuja ja osa osallistujista olisi etänä ja osa jäsenistä olisi läsnä kokouksessa. Tällaisissa tilanteissa olemme toistaiseksi kuitenkin päätyneet pitämään kokonaan etäkokouksen.
Tätä kirjoittaessa koronatilanne on pahentunut jälleen, ja klubimme on ottanut käyttöön etäkokoukset. Klubimme hallitus on päättänyt investoinnista Zoom-yhteyteen, kunnes koronatilanne helpottuu jälleen. Nähtäväksi jää, onko etäyhteyksistä tullut meille pysyvä käytäntö! Olemme oppineet nyt toimimaan kriisitilanteessa, mikä on tärkeää myös sujuvan rotarytoiminnan ylläpidolle. Toivottavasti tämä rohkaisee myös muita klubeja tarttumaan toimeen, ja innostaa klubilaisia osallistumaan kokouksiin aktiivisesti myös etänä.
Maria Sipilä, PHF
Piiri 1420 Viestintäkomitean jäsen
Klubimestari
Past President
Kanta-Espoon rotaryklubi
