Tiistaina saimme kuulla mielenkiintoisen esityksen SoftCo:n toteuttamasta Valtion Handi projektista.
Projektin esitteli meille SoftCo Finlandin General Manager Mirke Turunen
Mirke Turunen SoftCo Finland
SoftCo on yksityisesti omistettu yritys jonka kotipaikka on Irlanti. Yritys on reilut 30 vuotta vanha ja se tuottaa hankinnasta maksuun teknologia ratkaisua ja sähköistä arkistoa. Softcon tuotteilla on reilu 2 miljoonaa käyttäjää maailmanlaajuisesti. Järjestelmällä automatisoidaan ostolaskujen käsittelyä.
Valtion Handi projekti käynnistyi 2016 ja sen tavoitteena oli keskittää valtion hankintaprosessit, hankinnat kilpailutetuilta toimittajilta sekä parantaa läpinäkyvyyttä. Hankkeen yksi osa on SoftCon hankinnasta maksuun palvelu. Hankinnasta maksuun osan tavoitteena on säästää Laskujen käsittelyssä noin 300 henkilötyövuotta.
Lähtötilanteessa valtion virastot hankkivat erillisissä tilausjärjestelmissä, sähköpostitse ja puhelimella. Suuri osa laskuista oli tilauksettomia, jotka lähetettiin virastoihin selvitettäviksi ja tiliöitäviksi. Raportointi ja seuranta on silloin haastavaa.
Digitalisoinnin tavoitteena oli saada yksi järjestelmä tilausten tekemiseen ja laskujen tiliöintiin. Laskujen asiatarkastus ja hyväksyntä tehdään vain kerran per hankinta. Ostolaskujen käsittelyn automatisointi, tiliöinnit laskulle automaattisesti.
SoftCon ratkaisun mukana tulee verkkokauppamainen tilauskanava, verkkokauppaliittymät sekä tilaus suunnitelmat. Laskut tulevat sähköisesti laskuoperaattoreilta. Tilaukselliset/sopimukselliset laskut siirtyvät automaatti hyväksyntään.
Valtion puolesta palvelun tuottaa Palkeet, jolle SoftCo tuottaa palvelun. Projektin toteutus alkoi 10/2017, pilotointi 05/2018 jossa mukana Palkeet ja 2 muuta virastoa. Käyttöönotto alkoi 10/2017 ja kaikki noin 70 virastoa olivat tuotannossa 02/2019. Lisäksi puolustusvoimille ja Senaatille on tehty omat palvelut.
Tutustu esitykseen Handi_Palvelu_Rotary
