Privaatsuspoliitika

Rotary Soome infosüsteemi privaatsusavaldus (kombineeritud “andmetöötlusavaldus” ja teabedokument)

1.Registripidaja
Peamine registripidaja: Soome Rotary ühing, Soome Rotarybüroo, Iso Roobertinkatu 9 C 17,00120 Helsingi
tel. +358 9 640078, E-mail: rotarytoimisto@rotary.fi
Kaasvastutavad registripidajad on Soomes ja Eestis tegutsevad Rotary Internationali liikmeteksastunud Rotary klubid, iga klubi on vastutav oma liikmete andmete eest.

2.Registri eest vastutav isik
Soome Rotary ühingu poolt määratud vastutav isik.
Rotary klubide presidendid vastutavad oma klubi liikmete andmete eest.

3.Registri nimi ja registreeritud isikud
Soome Rotary liikmete andmebaas.
Registreeritud Soome ja Eesti Rotary klubide liikmed.

4.Isikuandmete töötlemise eesmärk
Rotary International on rahvusvaheline organisatsioon. Sinna kuuluvad eraldi Rotary klubid janende liikmed. Registri kasutamise eesmärk on Rotary tegevus. Andmed teenivad muuhulgasliikmete omavahelist suhtlemist, Rotary klubide ja piirkondade (ühenduste) seadusejärgsetjuhtimist, klubilehtede ja -teavituste jagamist ning Rotary Internationali vajadusi.Andmeid ei kasutata muudel eesmärkidel.

5.Registri andmed
Liikmeregistris võib töödelda järgmisi kategooriaid:

• Liikme nimi
• Liikmenumber
• Liikme tüüp (täisliige, auliige)
• Tunnustamised
• Positsioon / elukutse
• Sünniaeg (mitte isikukood)
• Klubiga liitumise aasta
• Rotaryga liitumise aasta
• Eelmised võimalikud klubid
• Kontaktandmed (aadress, telefon, e-post)
• Töökoht
• Kategooria (professionaalne valdkond, mida isik esindab)
• Ülesanne klubis (president, sekretär, varahoidja jne.)
• Praegused ja eelmised Rotary ülesanded
• Abikaasa nimi
• Liikme Rotary-vader (nimi)
• Liikme teade tema soovist piirata oma andmete levitamist

Osa andmetest on vajalik, osa vabatahtlik. Liige võib valida, millist vabatahtlikku teavet taedastab. Lisaks on liikmel võimalus piirata oma andmete levitamist ka Rotary piires.Jaotuspiirang registreeritakse registris.

6.Registri pidamise põhimõte
Registri pidamise põhimõte on nn. õigustatud huvi Rotary tegevuse korraldamiseks ja Rotaryklubide (ühingute) seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.
Rotary klubiga liitumisel olid liikmed teadlikud Rotary tegevuse rahvusvahelisest olemusest jaõiguslikust struktuurist. Rotary klubiga liitumisel on nad pühendunud Rotary põhimõtetejärgimisele ning on heaks kiitnud ka oma andmete registreerimise ja nende edastamise RotaryInternationalile.

7.Registri reeglitepõhised teabeallikad
Kõik andmed saadakse registreerijalt endalt, välja arvatud liikmenumber, mis saadakse RotaryInternationali infosüsteemist.

8. Andmete reeglitepõhine avaldamine
Registris olevaid andmeid ei loovutata kolmandatele osapooltele.
Registri andmetest trükitakse igal aastal Rotary matrikkel liikmete sisekasutuseks.

9. Andmete edastamine väljaspool Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda
Registris sisalduvaid isikuandmeid ei tohi avaldada ega edastada väljaspool Euroopa Liitu või Euroopa Majanduspiirkonda. Erandiks on Rotary Internationali rahvusvaheline liikmelisuseinfosüsteem, kuivõrd see asub väljaspool nimetatud piirkonda. Rotary Internationalile edastatakseainult liikme põhiteave.

10. Registri turvalisuse põhimõtted
Digitaalselt salvestatud teavet hoitakse turvalises keskkonnas. Süsteemide kasutamiseks vajalikkommunikatsioon on krüptitud ja infosüsteem on kaitstud tulemüüriga. Registri servereid hoitakselukustatud olekus. Arvutid on parooliga kaitstud. Igal klubil on liikmete andmete haldamisekshoolduskood. Kood on antud kasutamiseks klubi poolt määratud isikule (liikmesuse haldur). Lisakson klubil parool, mis on mõeldud kasutamiseks kõikidele liikmetele ning mis annab ligipääsuandmebaasile. Paroolid on mõeldud kasutamiseks ainult rotariaanidele. Paroolidega seotudsalasõnu vahetatakse kord aastas.
Allhankijatega on GDPR määruse alusel sõlmitud kirjalikud lepingud.

11. Andmesubjekti õigused
Andmesubjektil on õigus kontrollida registris olevat tema kohta käivat teavet või teada saada, etteda puudutavad andmed registris puuduvad. Andmesubjektil on õigus nõuda teda puudutavaebaõige teabe parandamist, kustutamist ja täiendamist. Kontrolli- ja parandusõiguse kasutamisekspeab andmesubjekt võtma ühendust registripidajaga. Andmete kontrollimiseks ja vajaduse korralparandamiseks tuleb pöörduda oma klubi liikmesuse halduri või Rotarybüroo poole.

12. Andmete säilitamine
Liikmete andmeid säilitatakse registris kogu liikmeksoleku aja vältel. Kui liikmesus lõppeb,kustutatakse andmed mõistliku aja jooksul.

13. Muud isikuandmete töötlemisega seotud õigused
Andmesubjektil on õigus lasta oma isikuandmeid töödelda järelevalveasutuses.