Matrikkelikysymys on keskusteluttanut jo jonkin aikaa niin piireissä kuin klubeissakin, mutta eritoten suomalaisesta Rotarymatrikkelista vastaavan Suomen Rotarypalvelu ry:n hallituksessa (tässä tarkoituksella vanha nimi, asiasta lisää jäljempänä).
Kun maailma muuttuu, lainsäädäntö muuttuu ja arjen työkalut muuttuvat, on tarpeen tehdä uusia ratkaisuja. Periaatteellinen ratkaisu painetusta matrikkelista luopumisesta tehtiin jo keväällä 2021. Asiaa on kuitenkin pohdittu, suuntaan jos toiseenkin. Voin keskusteluissa mukana olleena väittää, että tuota aiempaa ratkaisua täsmentävä uudistus on tehty pitkän harkinnan jälkeen. Tämä muuttaa rotarien arkea, mutta uskon sen muutaman vuoden jälkeen olevan palvelua parantava.
Painettua matrikkelia ei siis tehdä kaudelle 2022-2023. Perustietoa Rotarystä ja matrikkelihakemistoa vastaavat tiedot tulevat saataville kahdella tavalla. Yhteiset osat sisällytetään Rotary Suomessa (rotary.fi) ja Virossa (rotary.ee) -sivustolle linkitettyinä pdf-tiedostoina, jotka voi myös ladata omalle laitteelle ja tarvittaessa tulostaa. Piirien osuudet hakemistosta sisällytetään piirien verkkosivuille (D1420: rotary.fi/d1420), mutta ne linkitetään myös rotary.fi -sivuston kautta löydettäväksi. Piirit vastaavat kukin omien tietojensa ylläpidosta. Varmimmin ajantasaiset tiedot löytyvät siis verkkosivuilta, ja niistä useimmiten käytettäviin kannattaakin tehdä kirjanmerkit omien laitteiden selaimiin.
Edellä mainitut tulevat vaiheittain saataville heinäkuun 2022 kuluessa.
Klubi- ja henkilötiedot löytyvät edelleen jäsentietojärjestelmästä (rekisteri.rotary.fi) sekä MyRotarystä (my.rotary.org). Klubi- ja jäsentiedot ylläpidetään vain ensin mainitun rekisterin kautta, johon jokaisella klubilla on tunnus ylläpitorooliin (adm) ja jokaiselle klubin rotarille jaettavaksi tarkoitettu katselutunnus. Sisällön ylläpitovastuu on edelleen täysin klubeilla.
Rotarypalvelu – Suomen ja Viron rotarypalvely ry.
Rotarypalvelun säännöt uudistettiin keväällä 2022. Merkittävimmät muutokset koskevat yhdistyskokouksia, joita pidetään jatkossa kaksi kertaa vuodessa. Syyskokouksessa käsitellään päättyneen kauden asiat; hyväksytään toimintakertomus ja tilinpäätös sekä päätetään kauden tuloksen käytöstä. Kevätkokouksessa käsitellään tulevan kauden asiat; hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä valitaan hallituksen jäsenet. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan.
Kevään 2022 ylimääräisessä yhdistyskokouksessa hyväksyttiin silloisen hallituksen esitys toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi. Ne oli valmisteltu yhdessä nyt kautensa aloittaneen hallituksen kanssa, pyrkien ottamaan myös valmisteilla ollut sääntöuudistus huomioon. Toimintasuunnitelma sisältää uusia linjauksia Rotarypalvelun toimintaan; toimintaa on hieman supistettu, jäsenmaksua alennettu ja kokouskäytäntöjä on muutettu. Alkaneella kaudella Rotarypalvelun yhteydessä toimii nuorisovaihdon monipiiriorganisaatio sekä viestintä-, ICT- ja ympäristötoimikunnat. Muu aikaisemmin toimikuntien kautta järjestetty piirien välinen yhteistyö hoidetaan piirien nimeämien edustajien kesken vapaan yhteistyön muodossa. Uutena yhteistyökohteena aloittaa jäsenyys- ja tulevaisuusryhmä.
Rotarypalvelu on nimensä ja sääntöjensä mukaisesti tuki- ja palveluorganisaatio. Sen tärkein tehtävä on tuottaa klubeille ja piireille palveluja. Sillä ei ole mitään asemaa eikä päätösvaltaa Rotary Internationalin organisaatiossa. Nyt tehtyjen muutosten sisäänajo jatkuu kauden alusta alkaen, muutosten vaikutuksia seurataan ja kentältä tulevat kehittämistarpeet huomioidaan. Seuraavan kauden toimintasuunnitelmaa valmistellaan yhdessä tulevien kuvernöörien kanssa (oletuksella, että kevään yhdistyskokous valitsee heidät piirien ehdokkaina hallitukseksi).
Rotarypalvelussa aikaisemmin toiminutta pääsihteeriä ei kauden alussa valita, vaan hallitus jakaa pääsihteerin tehtävät keskenään sekä sihteeri Jaana Hertell-Amokranen kanssa. Hallitus nimesi järjestäytymiskokouksessaan puheenjohtajaksi DG Martti Sjölundin (D1410), varapuheenjohtajaksi DG Esa Mäkisen (D1390) sekä kontrolleriksi DG Urmas Kaarlepin (D1420). Muut hallituksen jäsenet ovat DG Arja Saarento (D1385) ja DG Maire Huopalainen (D1430) Hallituksen sihteerinä toimii Jaana Hertell-Amokrane. Hallituksen kokouksissa varajäsenillä (DGE:t) on läsnäolo- ja puheoikeus. Hallitus kokoontuu pääasiassa Zoom-yhteyksin.
Rotarypalvelua koskevissa asioissa kannattaa olla yhteydessä omaan piirikuvernööriin.
