Rotarypiiri D1420:n toiminta perustuu kahteen rinnakkaiseen rakenteeseen: kansainväliseen Rotary Internationaliin, jonka jäseniä ovat yksittäiset klubit, ja toisaalta yhdistyslain mukaiseen oikeushenkilöön eli rekisteröityyn yhdistykseen, joka mahdollistaa esimerkiksi tilien avaamisen ja virallisten sopimusten tekemisen. Tämän suomalaisen piiriyhdistyksen hallinnossa tärkeässä roolissa on piirineuvosto, jonka tehtävänä on tukea piirin johtoa, linjata toimintaa ja varmistaa rotarytoiminnan jatkuvuus.
Haastattelimme piirineuvoston jäsentä Sakari Karjalaista, joka avasi neuvoston rakennetta ja merkitystä piiriorganisaatiossa.
Piirineuvoston muodostavat nykyinen kuvernööri, edellinen kuvernööri, tuleva kuvernööri ja tuleva kuvernööriehdokas. Lisäksi mukana on 2–4 muuta jäsentä, jotka ovat kaikki piirin alueen rotaryklubien jäseniä. Käytännössä monet heistä ovat (kokeneita) entisiä kuvernöörejä, jotka tuovat mukanaan arvokasta kokemusta.
Piirineuvoston kokouksiin osallistuu läsnäolo- ja puheoikeudella myös piirisihteeri ja halutessaan myös talouskomitean puheenjohtaja, sillä talousasiat ovat lähes jokaisen kokouksen asialistalla. Myös piirisihteerillä on käytännön asioissa keskeinen rooli aina kokouskutsuista viestintään ja piirille kuuluvan irtaimiston hallintaan.
Piirineuvosto tukee kuvernööriä muun muassa toimintasuunnitelman toteutuksessa, komiteoiden ohjaamisessa ja talousasioiden käsittelyssä. Kokoukset etenevät vuosikellon mukaan ja liittyvät usein piirin kevät- ja syyskokouksiin, koulutuksiin, tapahtumiin ja budjetteihin.
– ”Yksi tärkeimmistä tehtävistä on varmistaa rotarytoiminnan jatkuvuus. Piirineuvosto toimii vahvana tukitiiminä kullekin kuvernöörille”, Karjalainen kertoo.
Piirikonferenssi, joka on piirin näkyvin yhteinen tapahtuma, valmistellaan erillisessä toimikunnassa, mutta piirineuvosto seuraa valmistelua ja tekee lopulliset päätökset.
– ”Toiminnassa on mukana luonnollisesti myös virolaisia jäseniä. Koska heillä on yleensä hyvä suomen kielen taito, kokoukset käydään suomeksi ja osittain englanniksi. ZOOM-yhteyksien kautta osallistuminen onnistuu usein myös etänä, vaikka läsnäoloa painotetaan,” Karjalainen kertoo.
Yhteys klubeihin on keskeinen
Piirineuvosto toimii osana piirijohtoa, jonka tärkein tehtävä on klubien tukeminen. Yhteys klubeihin syntyy monin tavoin. Näitä ovat klubivierailut, apulaiskuvernöörien raportit, komiteoiden yhteydenotot sekä suorat aloitteet kuvernöörille. Myös komiteoiden puheenjohtajat raportoivat säännöllisesti piirineuvostolle.
– Klubien tilanteen seuraaminen on systemaattista. Neuvosto saa tietoa eri kanavia pitkin ja pystyy näin reagoimaan tarpeisiin ja kehitysehdotuksiin, Karjalainen kuvaa.
Piirineuvosto tuo päätöksentekoon kokemusta ja näkökulmaa eri vaiheissa olevilta johtajilta. Se mahdollistaa jatkuvuuden, kun aiemmat ja tulevat kuvernöörit toimivat yhdessä.
– ”Itse koen, että tässä työssä voi tuoda omaa kokemusta ja osaamista rotarytoiminnan tueksi. On hienoa päästä palvelemaan klubeja ja olla osaltaan tukemassa piirin tavoitteita”, Karjalainen summaa.
Teksti: Sari-Leena Lund
