Lataa klubin toimintasuunnitelma kaudelle 2020-2021 oheisesta linkistä (tiedosto on tyyppiä pdf):
Ohessa on suunnitelman teksti luettavissa suoraan.
Vantaan Rotaryklubi ry:n toimintasuunnitelma 2020-2021
Markku Puustinen, kauden 2020-2021 presidentti, hallitus
Johdanto
Vantaan rotaryklubi ry – Vanda Rotaryklubb rf on ollut jäsenmäärältään keskikoista suurempi ja toiminnoiltaan aktiiviinen klubi. Viime vuosina lukuisat kokoontumispaikkojen vaihdot ovat monessa mielessä vaikeuttaneet klubin toimintaa. Perinteisistä kokouskäytännöistä on suurelta osin jouduttu luopumaan, mikä on vähentänyt osallistumisaktiivisuutta. Tämä taas on tuonut lisävaikeuksia toimintakauden tehtävien ja vastuiden tasapuoliseen jakamiseen. Ilmiö ei ole pelkästään tämän klubin taakkana, vaan on melko yleinen ja koko piiriä koskeva haaste.
Toimintojensa aktivoinnissa klubi lähtee siitä, että se itse määrittelee tavoitteensa, pitkäaikaiset toiminnalliset teemat ja tätä täydentävät lyhytkestoisemmat vuositeemat ja sovittaa toimintansa osaksi yleistä kansallista ja kansaivälistä rotaritoimintaa. Rotarien toiminta muodostuu konkreettista teoista sekä uuden tiedon ja menettelytapojen tuomisesta jäseniensä ja vähitellen laajemman yleisön ulottuville. Tässä on klubin jäsenillä oiva mahdollisuus kehittää toimintaansa haluamaansa suuntaan. Kiinnostavuutta saadaan aikaiseksi vuositeemojen painotusten ajoittaisilla muutoksilla ja niihin sovitetuilla laadukkailla esitelmillä.
Toiminnan jäsentelyssä pitkäaikaiset tavoitteelliset teemat voidaan siis osittaa vuosittaisiin toiminnallisiin teemoihin, joita toteutetaan konkreettisilla toimilla ja tempauksilla, vahvistetaan kokousesitelmillä ja edistetään verkostoitumista eri klubeja yhdistävillä teemoilla. Vuositeemojen puitteissa avataan uutta yhteistoimintaa myös muiden järjestöjen tai yhdistysten kanssa – esimerkiksi kulttuuriset yleisöpalvelut. Oleellista on myös pitää aktiivisessa muistissa rotareiden yhteisä laajoja tavoitteita, kuten polion hävittäminen maailmasta. Keskeisä näkökulmia ovat mm. miten siinä on onnistuttu pitkällä aikavälillä ja minkälaisia rahoitusmakanismeja maailman laajuinen rotarien toiminta on saanut aikaan.
Keskipitkän aikavälin teemat ja toiminta
Yala-hanke Keniassa
Tämän hanketeeman alkuperäisenä tavoitteena oli auttaa läntisessä Keniassa Yalassa sijaitsevan Furaha Seed Academy (FSA) peruskoulun toimintaa. Koulun perustamista oli avustanut suomalainen kehitysjärjestö Seed ry ja pääosa rahoituksesta oli tullut Suomen valtion kehitysyhteistyövaroista. Koulun kehittäminen on kuitenkin uhannut katketa valtion kehitysyhteistyövarojen supistuessa ja lopulta lakatessa vuodesta 2016 lähtien. Koulussa on peruskoululuokat 6 -14 vuotiaille oppilaille sekä lastentarha. Luokkatilojen lisäksi koulussa on kirjasto, it-luokka tietokoneineen, hallinnon tilat sekä valmiudet myöhemmässä vaiheessa käynnistettävälle terveysklinikkatoiminnalle.
Yala-hankkeen ensimmäisessä vaiheessa klubi rahoitti koulun kirjastoon kurssikirjoja. Hanke on nyt pääosin saatu toteutetuksi. Hankkeen kustannukset olivat 3500 euroa, mistä piirin 1420 osuus oli 1700 euroa. Kirjaston on tarkoitus palvella myös paikallista väestöä (noin 26000 asukasta). Kirjastossa on myös järjestetty nuorten taideleiri suomalaisin ohjaajavoimin.
Nyt on valmisteltu seuraavaa koulun kehittämisvaihetta, johon kuuluisivat IT-luokan toimintojen kehittäminen ja it-tukihenkilön palvelut, kirjaston edelleen kehittäminen, demonstraatiovälineistön hankinta opetuksen tueksi ja terveystiedon opetuksen aloittaminen.
Jatkohanke sisältäisi selvityksen kouluterveydenhuollon tai laajempaa yleisöä palvelevan klinikkatoiminnan järjestämisestä. Klinikkahanke etenee nykyisinSagamin sairaalan ja Rotaryklubin kautta. Seurataan tilannetta ja tarpeen vaatiessa voidaan harkita auttamista. Seed ry:n panostus olisi vähintään kahdesti vuodessa pidettävät seminaarit koulun johdolle, mitkä auttavat hyvän hallinnon ylläpitämistä koulussa.
Jatkohankkeen budjetiksi on alustavasti kaavailtu 40 – 60 tuhatta euroa, jolloin projekti sopisi Rotary Global Grant ohjelman puitteisiin. Kehittämishanke olisi kolmivuotinen ajoittuen vuosille 2021-2023 tai sitä opidemmälle aikavälille. Hankkeen valmistelussa katsotaan realistiset mahdollisuudet toteuttaa se keskipitkällä aikavälillä ja etsitään yhteistyökumppaneita muista piirin klubeista ja muista toimijoista. Jo pelkästään tämän hankkeen suunnittelu toteuttamiskelpoiseksi on oma haasteensa.
Nuorisovaihto
Kansainvälinen nuorisovaihto on yksi perinteisiä rotarien toimintamuotoja. Viime vuosina toiminta on merkittävästi vaikeutunut käytettävissä olevien resurssien riittämättömyyteen. Tehtävän vastuiden jäädessä vain muutaman tai jopa yhden henkilön harteille, taakka on johtanut klubin jäsenyydestä luopumiseen. Yhtenä ongelmana on, ettei jäsenistöllä itsellään ole sen ikäistä nuorisoa, jotta vaihtareita voitaisiin sijoittaa jäsenistön perheisiin. Sijoitusperheiden etsintä on haasteellista. Teema on tärkeä kansainvälinen toimintamuoto ja siihen etsitään kestävät toimintamuodot useamman klubin yhtesityönä. Juoheva toiminta edellyttää vastuuhenkilöiltä kokemusta vastaavista kansainvälisistä tehtävistä. Vastuu jaetaan useammalle osaavalle henkilölle. Nuorisovaihto suunnitellaan monivuotiseksi klubien yhteiseksi toiminnaksi, josta suunnitelmasta poimitaan yhden toimikauden pituisille jaksoille konkreettiset osatehtävät.
Itämerihanke
Tämä teema tulee pysymään vuosien ajan eri tahojen, kuten esim. tutkimuslaitosten ja hankerahoittajien prioriteettilistoilla. Rotariklubien rooli tässä teemassa on yleisesti olla aktiivinen keskusteluihin osallistuja ja tiedon välittäjä. Teema avaa hyvän mahdollisuuden verkostoitua eri tahojen kanssa ja edistää samalla hyväksi havaittuja toimia ja käytännön toimenpiteitä Itämeren hyväksi. Teemaa pidetään ja kehitetään pysyvästi keskipitkän ajan suunnitelmissa, josta yksittäisiä tavoitteita ja osatehtäviä poimitaan eri toimintakausille.
Vantaanjoki
Vantaanjoki voidaan nähdä myös osana Itämeriteemaa. Se on paikallisesti tärkeä virtavesi ja sen hoidosta käytävää keskustelua ja tavoitteita pidetään pysyvästi pitkänaikavälin ajankohtaisena teemana. Vantaanjoki yhdistää niin rotarien paikallisen toiminnan kuin koko valuma-alueen Itämereen. Vantaanjoella katsotaan niin merelle alajuoksun suuntaan kuin valuma-alueen kuormituslähteisiin yläjuoksun suuntaan. Toimintaa ja keskustelua avataan tässä teemassa molempiin suuntiin. Pidetään vesiasioissa eri mittakavoista lähtevää monipuolista ja kokonaisvaltaista tiedon tarjontaa yllä.
Lyhyen aikavälin teemat ja toiminta
Kun keskipitkän aikavälin tavoitteilla ja teemoilla tuodaan klubin toimintaan jatkuvuutta ja pitkäjänteisyyttä, lyhyen aikavälin toimintasuunnitelmassa tavoitteet realisoidaan toimintakauden aktiiviseksi toiminnaksi. Toimintakausilla siis toteutetaan keskipitkän aikavälin tavoitteita, mutta myös muita rotarien toimintaan soveltuvia tärkeäksi katsottuja tavoitteita. Oleellista on luoda suunnitelmallinen kokonaisuus, joka mahdollistaa myös riittävää joustavuutta eri toimikausien välille. Kokonaan ilman jatkuvuutta ja pitkäjänteisyyttä toteuvat kaudet luovat toimintaan epämääräisyyttä ja lisääävät jäsenkatoa.
Yksi keskeisimpiä osia toiminnan suunnittelussa on myös klubin jäsenten mielenkiinnon ja aktiivisuuden kohentaminen. Kun toiminta ja ohjelmat pyrkivät kaikilta osin loogiseen ja eheään kokonaisuuteen, toiminnan aktiivisuus kohenee itsestää ilman, että siihen tarvitsee erikseen puuttua.
Kokousesitelmät nousevat tässä uuteen arvoon. Kun huolella klubin tavoitteita tukeva ja kiinnostava esitelmäkokonaisuus tuo uusimman tiedon kuullolle, se lisää automaattisesti myös jäsenten viihtyvyyttä. Oleellista on huomata se, että tämä on täysin mahdollista ja pelkästään osallistumalla ja toteuttamalla rotarien hyväntekeväisystavoitteita.
Toimintakauden 2020-2021 toimintasuunnitelma ja tavoitteet
Rotareiden säännöllisten kokoontuminen rakentuu ajankohtaisen tai muun mielenkiintoisen ja merkittävän esitelmäaiheen ympärille. Klubikokouksia täydentäviä tapahtumia ovat yritysvierailut ja opastetut käynnit kulttuurikohteissa, konserteissa käynnit jne. Ajoittain on tehty myös matkoja joko kotimaahan tai ulkomaille. Nämä ovat hyvin tärkeä täydentävä osa klubin toimintaa. Tulevan kauden toimintasuunnitelma perustuu edellä kuvattuihin toiminnan tavoitteisiin ja varsinainen kauden toiminta yhteiseen tekemiseen. Seuraavassa on keskeimmät tulevan kauden toiminnat ja tavoitteet.
Viikkokokoukset ja järjestäytyminen
Toimintakauden alkuun tehdään klubin itsearviointi piirin suosittelemalla tavalla vaiheittain (kts- liite). Tulevan kauden presidentti on jo tehnyt omansa. Seuraavaksi hallituksen jäsenet tekevät oman arvioinnin ja kolmannessa vaiheessa kaikki klubin jäsenet oman arvioinnin. Tästä saadaan klubin kehittämisen pohjaksi tietoa siitä miten samanalaisen tai erilaisen klubin sisäisen käsityksen em. ryhmittely paljaastaa klubin tanteesta. Tarkempaa tietoa saadaan tarkastelemalla yksittäisiin kysymyksiin annettujen vastausten hajontoja. Työn tulosten perusteella tehdään pitkän aikavälin kehittämisuunnitelma, jonka tavoitteena on esiin tulleiden epäkohtien korjaaminen, toiminnan sovittaminen klubin omaan tahtotilaan ja vähitellen klubin jäsenmäärän vahvistaminen.
Tarkastellaan hallituksen ja klubin toimintatapoja, vastuita ja päätöksentekoa. Klubi toimii rekisteröitynä yhdistyksenä vahvistettujen sääntöjensä mukaan. Yhdistyslain keskeisiä jäseniä koskevia kirjauksia ovat jäsenistön. Klubin toimintaa koskevat suunnitelmat ja päätökset tehdään yhdistyksen sääntöjen mukaan sääntömääräisissä vuosikokouksissa ja toimivaltaisessa hallituksessa. Tarvittaessa tehtäviä delegoidaan paremmin osaaville. Suunnitelmista ja päätöksistä tiedotetaan koko jäsenistöä. Tavoitteena on hallituksen yhtenäisyys ja avoimuus ja luoda edellytykset toimintakausittain vaihtuvien presidentettien työlle.
Vahvistetaan toimintakauden alkuun mennessä uudet pysyvät kokoustilat. Vantaan Kaupunki on tehnyt päätöksen asukastilojen käytöstä (Lummetie 2) kaudelle 2020-20021, jossa klubille on varattu asukastila nro 1 joka toisen parillisen viikon torstaiksi klo 17:30-19:00. Hallituksen kokouksia pidetään säännöllisesti joka kolmannen kokouskerran yhteydessä. Viikkokokousten ja suunniteltujen tapahtumien lukumäärä toimikaudella on runsaat 20 tapahtumaa kpl. Toimintakausi aloitetaan elokuussa.
Selvitetään vielä ennen toimikauden alkua vaihtoehtoisen kokoustilan käyttööottoa. Voimassa oleva tarjouksen kustannusvaikutukset on toistaiseksi klubin mahdollisuuksiin nähden epärealistiset. Tila mahdollistaisi perinteiset kokousmenettelyt ruokailuineen.
Klubin aktivoituminen ja käytettävissä olevat resurssit
Klubin jäsenmäärä viimeisimmän jäsenrekisteripäivityksen jälkeen (14.5.2020) on 46 jäsentä. Jäsenmäärä on ollut viime vuosina lievästi laskeva. Myönteistä on ollut se, että poistuvien tilalle on on saatu uusia jäseniä. Tavoitteena on vahvistaa jäsenten määrää ja amatillista edustavuutta aktiivisen toiminnan kautta.
Nostetaan klubin aktiivisuus- ja osallistumistasoa toiminnan kautta. Mielekäs ja kiinostava toimintakauden ohjelman sisältö perustuessaan klubin toimintasuunnitelmiin samalla vahvistaa sitä. Hehkilöresursseja vahvistetaan jäsenistön aktiivisuuden kautta ja pidemmällä aikavälillä uusien jäsenten hankinnalla. Klubin tavoitteena ei ole tuottaa taloudellista ylijäämää. Oleellista on kuitenkin tasapainotettaa klubin taloutta siten, että jäsenmaksut saadaan kestävälle tasolle ja vastaamaan sitä toimintaa minkä klubi on itselleen hyväksynyt. Tasapainotus tehdään suunnitelmallisesti pidemmällä aikavälillä.
Vantaanjoki ja Itämeri
Silakkasoutua pidetään pysyvästi yhtenä aktiivisen toiminnan muotona. Lisätään hiljakkoin käynnistynyttä Suomen ympärsitökeskuksen järjestämää leväseurannan koulutusta keskipitkän aikavälin suunnitelmaan ja kouluttaudutaan leväseuraajiksi. Uusia havintopisteitä on perustettu rannikkoalueille noin sata. Rotareita on jo osallistunut 1410 ja 1420 piireistä kevään 2020 koulutuksiin.Vahvistetaan klubin toimintaa valuma-alueen ja Vantaanjoen ympäristökysymysten ylläpitäjänä. Osallistutaan silakkasoutuun 4.10. 2020 yhdessä piirin muiden klubien kanssa yhteisessä joukueessa.
Yala-projekti
Vaikean koronatilanteen vuoksi hanke on jäähyllä. Siitä on suunnitelmia valmiina, mutta toiminnan tueksi tarvitaan uusia partnereita rahoittamaan hanketta. Tämän edistäminen voisi olla yksi tulevan kauden hankkeista. On kuitenkin huomattava, että nykyisillä klubin voimavaroilla ei suurimittaista hanketta voida toteuttaa. Toisaalta se edellyttää myös koko klubin sitoutumista hankkeeseen sekä laajempaa yhteistyötä muiden klubien kanssa. Hankepartnereiden etsiminen vaatii aikaa ja vaivaa. Sen vaiheen jälkeen on taas mahdollista arvioida hankkeen realistisuutta ja kokonaiskestoa.
Yhteisvastuu ja hyväntekeväisyys
Klubin osallistuminen yhteisvastuukeräykseen on ollut yksi perinteisimmistä toiminnan muodoista. Se on toteuttu yhteistyössä Tikkurilan seurakunnan kanssa lipaskeräyksenä turuilla ja toreilla sekä henkiläkohtaisena panostuksena keräykseen. Klubin keräystuotot ovat olleet merkittäviä. Pidetään toimintaa yllä aktiivisesti.
Selvitetään toimintakauden alussa muita vaihtoehtoisia hyväntekeväisyysmahdollisuuksia. Muutama vuosi sitten klubissa osallistuttiin lastensairaalaan keräyskampanjaan, joka toteutettiin Mieskuoro Vantaan Laulun kanssa. Parhaillaan on käynnissä eri puolella Suomea pidettäviin julkisiin konsertteihin perustuva kampanja Kiihtelysvaaran tuhopoltossa tuhoutuneen puukirkon uudelleen rakentamiseksi. Selviteään mahdollisuus toteuttaa osaltamme yhdessä muiden klubien ja Vantaan Miekuoro Vantasian yhteisenä hankeena.
Nuorisovaihto
Tehdään klubin hallituksessa alustava etenemissuunnitelma yhteistyön käynnistämisestä. Tavoitteena on nuorten koulutuksen edistämienen (RYLA-toiminta) ja nuorisovaihdon toteuttaminen yhteistyössä muiden klubien kanssa. Tehdään käytettävissä oleviin voimavaroihin perustuva yhteinen suunnitelma ja aktivoidaan toiminta jakamalla vastuut useammalle henkilölle. Tärkeää on tässä huomata se, että tämän päivän nuorissa ovat tulevat rotariaktiivit.
Julkisuus ja verkostoituminen
Julkisuus ja ulospäin tiedottaminen ovat monessa mielessä tärkeässä roolissa klubin toiminna kannalta. Klubin uudet nettisssivut ovat valmistuneet. Tuoteaan aktiivisesti uutta kiininostavaa materiaalia sivuillemme ja pidetään päivittyviä sivuja jatkuvasti ajantasalla.
Kehitetään sivuja edelleen varsinkin digiarkiston osalta. Pullonkaulana on lukuisa joukko kysymyksiä, jotka pitää ensin ratkaista. Katsotaan ensin muiden yhdistysten vastaavat ongelmaratkaisut ja kehitetään kokemuksen pohjalta omiat klubin sivut kuntoon.
Tehokas verkostoituminen tapahtuu klubin jäsenten aktiivisen klubitoiminnan kautta. Hyvät ja toimivat nettisivut ovat myös väline verkostoitumisen edistämisessä.
Jäsenrekisterin ylläpito
Pidetään jatkuvasti ajatasalla nykyistä jäsenrekisteriä ja huolehditaan jäsenten ajantasaisista yhteystiedoista. Rekisteri on yksi keskisimmistä työvälineistä klubin ja jäsenistön välillä. Rekisteri on tällä hetkellä hyvässä hoidossa. toaika.
Yhdistyksen kokoukset ja kokousesitelmien aiheet
Yhdistyksen sääntömääräiset ja rotaripiirin kokoukset
Yhdistyksen sääntömääräinen vuosikokous elo-lokakuussa (yhdistyksen säännöt § 3.4)
Klubin vaalikokous marras-joulukuussa (yhdistyksen säännöt § 3.3)
Kuvernöörin/piirin ja klubin tapaaminen myöhemmin sovittavana ajankohtana
Ympäristöteemat
Ilmastonmuutos (1)
Kiertotalous (1)
Leväsauranta (1)
Vesientila (1)
Hiilen sitominen (1)
Vantaan joki ja Maatalous (1)
Kansaivälinen toiminta
Kokemuksia kansainvälisestä toiminnasta (1)
Afrikka hanke (1)
Kulttuurikohteet
Museot (1)
Konsertit (1)
Omat juhlat (1)
Kesäteatterit (1)
Ajankohtaiset aiheet
Toimintakauden aikana nostetaan ajankohtaisia aiheita esim. tietoiskuilla tai esitelmillä.
