1.     Yhdistyksen nimi, kotipaikka ja kieli

Yhdistyksen nimi on Borgå Rotaryklubb – Porvoon Rotaryklubi ry ja kotipaikka on Porvoon kaupunki. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä klubi.

Klubi on kaksikielinen,  mutta sen kokouksissa voidaan käyttää myös muita kieliä.

2.     Klubin tarkoitus ja toiminnan laatu

Klubin tarkoitus on vaalia lähimmäisen palvelemisen ihannetta ja innostaa jäseniään sekä yksityiselämässään, ammatissaan, yhteiskunnallisessa toiminnassaan että kansainvälisissä suhteissa noudattamaan näitä edellä mainittuja ihanteita sekä harjoittaa ja tukea humanitaarista ja sivistyksellistä toimintaa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi klubi järjestää kokouksia, esitelmä- ja keskustelutilaisuuksia, seminaareja, juhla- ja muita vastaavia tilaisuuksia sekä pitää yhteyttä Suomen Rotary – Finlands Rotary ry -nimiseen yhdistykseen, rotarypiiriin, muihin rotaryklubeihin kaikkialla maailmassa sekä Rotary International -nimiseen keskusjärjestöönsä ja sen alueellisiin organisaatioihin.

Klubi osallistuu humanitaarisiin avustusprojekteihin sekä kotimaassa että kansainvälisesti yhteistyössä rotaryjärjestön, -piirin ja/tai toisen rotaryklubin kanssa tai yksin.

Klubi voi osallistua kansainväliseen nuorisovaihtotoimintaan lähettämällä ja vastaanottamalla vaihto-oppilaita, järjestämällä kesäleirejä nuorisolle sekä jakamalla koulutusstipendejä ja matka-avustuksia.

Rotaryklubi toimii yleishyödyllisyyden pohjalta. Klubi voi vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja sekä järjestää asianomaisella luvalla rahankeräystä, arpajaisia, juhlia, harjoittaa julkaisutoimintaa ja muuta vastaavaa toimintaa, joka välittömästi tukee näissä säännöissä määrättyjä tarkoituksia.

Klubi voi omistaa tarkoituksensa toteuttamisen kannalta tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta.

Klubin tarkoitus ei ole hankkia taloudellisia etuuksia tai ansioita siihen osallisille eikä se pyri vaikuttamaan valtiollisiin asioihin.

3.     Jäsenyys Rotary Internationalissa

Klubi on Rotary Internationalin (RI) jäsen ja maksaa sille sen määräämät jäsenmaksut.

Klubissa noudatetaan Suomessa voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä Rotary Internationalin kansainvälisiä sääntöjä, ohjeita ja määräyksiä sikäli kuin ne eivät ole ristiriidassa Suomen lain kanssa.

4.     Jäsenyys Rotary Internationalin Rotarypiiri 1420 – Rotary Internationals Rotarydistrikt 1420 ry:ssä

Klubi on Rotary Internationalin Rotarypiiri 1420 – Rotary Internationals Rotarydistrikt 1420 ry:n jäsen ja maksaa sille sen määräämät jäsenmaksut.

5.     Klubin tili- ja toimintakausi

Klubin tili- ja toimintakausi on rotaryvuosi, joka alkaa 1.7. ja päättyy 30.6. Klubilla on kaksi valittua toiminnantarkastajaa ja yksi varatoiminnantarkastaja.

Tilinpäätös ja hallituksen laatima toimintakertomus on annettava toiminnantarkastajille viimeistään kuukautta ennen yhdistyksen sääntömääräistä syyskokousta. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen yhdistyksen sääntömääräistä syyskokousta.

6.     Klubin jäsenyys

Klubi kutsuu aktiivijäsenikseen jäsenien esittämiä täysi-ikäisiä, hyvämaineisia eri ammattialoja edustavia henkilöitä. Aktiivijäsenen on maksettava klubille sääntömääräisessä kevätkokouksessa päätetyt liittymis- ja jäsenmaksut.

Klubi voi kutsua kunniajäseniä, joilla ei ole klubin kokouksissa äänioikeutta eikä velvollisuutta maksaa jäsenmaksuja. Kunniajäseneksi voidaan kutsua joku klubin jäsen tai klubin ulkopuolinen henkilö. Jos klubin aktiivijäsen kutsutaan oman klubinsa kunniajäseneksi, niin hän hyväksyessään kutsun luopuu samalla oman klubinsa aktiivijäsenyydestä ja äänioikeudestaan klubin kokouksessa.

Jäsenyyden valintamenettely on määriteltynä Rotary Internationalin säännöissä. Klubin hallitus hyväksyy jäsenet.

Jäsenen tulee osallistua klubin säännöllisiin viikkokokouksiin.

Aktiivijäsen voidaan erottaa klubista hallituksen päätöksellä, jos siihen on painavat syyt. Painavia syitä ovat muun muassa jäsenmaksujen jatkuva maksamisen laiminlyöminen, jatkuvat poissaolot klubin viikkokokouksista tai jos jäsen ei enää täytä hyvämaineisuuden edellytyksiä. Asianomaiselle jäsenelle on varattava tilaisuus selityksen antamiseen asiassa. Jäsenellä on oikeus kuukauden sisällä hallituksen päätöksestä saattaa erottaminen klubin kokouksen ratkaistavaksi paitsi milloin erottamisen syynä on jäsenmaksun maksamatta jättäminen.

7.     Klubin hallitus

Klubin asioita hoitaa sääntömääräisessä syyskokouksessa toimintakaudeksi kerrallaan valittava hallitus, jonka toimintakausi alkaa seuraavan vuoden 1.7. Hallituksen peruskokoonpanoon kuuluvat:

–     puheenjohtaja, jota kutsutaan presidentiksi

–     varapuheenjohtaja, jota kutsutaan varapresidentiksi

–     tuleva presidentti

–     edellinen presidentti

–     sihteeri

–     rahastonhoitaja

Hallitukseen voidaan valita enintään neljä (4) muuta jäsentä.

Hallituskokouksiin voidaan lisäksi kutsua käsiteltävien asioiden asiantuntijoita. Hallitus on päätösvaltainen, kun enemmistö sen jäsenistä on paikalla.

Klubin nimen kirjoittaa sen puheenjohtaja (presidentti) yksin tai kaksi hallituksen jäsentä yhdessä.

8.     Klubin sääntömääräiset kokoukset

Klubin sääntömääräisiä kokouksia ovat syyskokous (vuosikokous), joka on pidettävä lokakuun loppuun mennessä ja kevätkokous (klubineuvottelu), joka on pidettävä toukokuun loppuun mennessä.

Klubin hallitus voi kutsua koolle ylimääräisiä kokouksia yhdistyslain mukaisesti.

Kokouksissa jokaisella aktiivijäsenellä on yksi ääni. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, henkilövaaleissa kuitenkin arpa.

Henkilövalintaäänestyksissä käytetään kulloinkin päätettävää äänestystapaa, avoin äänestys tai suljettu lippuäänestys.

Syyskokouksessa käsitellään ja päätetään seuraavat asiat:

–     Edellisen toimintakauden toimintakertomus

–     Edellisen toimintakauden tilinpäätöksen esittäminen

–     Edellisen toimintakauden toiminnantarkastuskertomuksen esittäminen

–     Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapaudesta päättäminen

–     Vahvistetaan, että toimessa olevasta hallituksesta tuleva presidentti toimii presidenttinä ja klubin hallituksen puheenhohtajana. Ja nykyinen presidentti toimii entisenä presidenttinä seuraavan toimintakauden hallituksessa.

–     Valitaan seuraavaksi toimintakaudeksi varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja ja muut sääntöjen kohdassa 7. mainitut hallituksen jäsenet

–     Kahden toiminnantarkastajan ja yhden varatoiminnantarkastajan valinta tulevalle toimintakaudelle

–     Muut kokouskutsussa mainitut asiat

Kevätkokouksessa käsitellään ja päätetään seuraavat asiat:

–     Toimintasuunnitelman esittäminen tulevalle toimintakaudelle

–     Liittymis- ja jäsenmaksujen suuruuden määrääminen tulevalle toimintakaudelle

–     Talousarvion hyväksyminen

–     Nimetään tulevalle toimintakaudelle tarpeelliset komiteat sekä niiden puheenjohtajat. Kunkin komitean puheenjohtaja nimeää erikseen komiteansa jäsenet, jotka hallitus vahvistaa ennen tulevan toimintakauden alkua

–     Muut kokouskutsussa mainitut asiat

9.     Klubin kokousten koollekutsuminen

Klubi kokoontuu vuosiohjelman mukaisesti viikoittain ns. viikkokokouksiin. Mikäli sääntömääräisten kokousten ajankohta poikkeaa klubin vuosiohjelmaan merkitystä ajankohdasta, on tästä ilmoitettava kaikille jäsenille vähintään kymmenen päivää ennen kokousta. Muuttuvista ajankohdista ilmoitetaan jäsenille klubin verkkosivuilla, sähköpostilla tai tekstiviestillä. Ylimääräiset kokoukset kutsutaan koolle samassa ajassa ja samalla tavalla.

10.   Klubin toimintaohjeet

Klubi vahvistaa itselleen erilliset toimintaohjeet, joissa määrätään yksityiskohtaisemmin klubin sisäisistä toimintamuodoista ja klubin toiminnassa noudatettavista menettelytavoista kansainvälisen rotaryjärjestön maailmanlaajuisten periaatteiden mukaisesti.

11.   Sääntöjen muuttaminen

Näihin sääntöihin voidaan tehdä muutoksia klubin sääntömääräisessä kokouksessa, jos kaksi kolmasosaa (⅔) läsnä olevista jäsenistä hyväksyy muutokset.

Sääntöihin ei voi tehdä muutoksia, jotka ovat ristiriidassa Rotary Internationalin sääntöjen tai Suomen yhdistyslainsäädännön kanssa.

12.   Klubin purkautuminen tai lakkauttaminen

Mikäli klubi purkautuu, sen varat on käytettävä purkautumiskokouksessa määritellyllä tavalla rotaryaatetta edistävään tarkoitukseen Suomessa. Klubin tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.