Tietosuojaseloste

Keuruun Rotaryklubin jäsentietojärjestelmän tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Keuruun Rotaryklubi ry, yhteystiedot kts. https://rotary.fi/keuruu/yhteystiedot/

2. Rekisteristä vastaava henkilö

Keuruun Rotaryklubin presidentti, kts. https://rotary.fi/keuruu/yhteystiedot/

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt henkilöt
   Keuruun Rotaryklubin jäsenrekisteri.
   Rekisteröityjä ovat Keuruun rotaryklubin jäsenet.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Tiedot palvelevat muun muassa jäsenten keskinäistä yhteydenpitoa, rotaryklubien ja -piirien (yhdistysten) lakisääteistä hallintoa, jäsenlehtien ja -tiedotteiden jakelua sekä Rotary Internationalin tarpeita.
1) Jäsentiedotus

2) Jäsenlehtien postitus

3) Jäsenpalvelu, kuten kerho- ja tapahtumatoimintaan ilmoittautuminen

4) Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen

5) Jäsenyyden tarkastaminen jäsenetujen myöntämiseksi ja jäsenvelvollisuuksien tarkastamiseksi

6) Sähköinen ja suoramarkkinointi (suostumuksella)

7) Varainhankinta

8) Jäsenmaksulaskutus ja tapahtumiin osallistumisen laskutus

Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin

5. Rekisterin tietosisältö
   Jäsenrekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Jäsenen nimi
• Jäsennumero
• Jäsenlaji (varsinainen jäsen, kunniajäsen)
• Huomionosoitukset
• Arvo / ammatti
• Syntymäaika (ei kuitenkaan henkilötunnusta)
• Klubiin liittymisvuosi
• Rotaryyn liittymisvuosi
• Mahdolliset aikaisemmat klubit
• Yhteystiedot (osoite, puhelin, sähköposti)
• Työpaikka
• Luokitus (ammattialue, jota henkilö edustaa)
• Tehtävä klubissa (presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja. jne.)
• Nykyiset ja aikaisemmat rotarytehtävät
• Puolison nimi
• Jäsenen rotary-kummi (nimi)
• Jäsenen ilmoitus halustaan rajoittaa tietojensa jakelua

Osa tiedoista on pakollisia – osa vapaaehtoisia. Jäsen voi harkintansa mukaan valita mitä vapaaehtoisia tietoja ilmoittaa. Lisäksi jäsenellä on mahdollisuus rajoitta tietojensa jakelua myös rotaryn sisällä. Jakelurajoitus merkitään rekisteriin.

6. Rekisterin pitämisen peruste
   Rekisterin pitämisen peruste on ns. oikeutettu etu rotarytoiminnan organisoimiseksi sekä rotaryklubien (yhdistyksien) lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseksi.
   Rotaryyn liittyessään jäsenet ovat olleet tietoisia rotarytoiminnan kansainvälisestä luonteesta ja juridisesta rakenteesta. Liittymällä rotaryklubiin he ovat sitoutuneet noudattamaan rotarytoiminnan periaatteita ja myös hyväksyneet tietojensa rekisteröinnin sekä siirtämisen Rotary Internationaalin käyttöön.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Kaikki tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, paitsi jäsennumero, joka saadaan Rotary Internationalin tietojärjestelmästä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsentiedot tallennetaan Suomen rotarien keskitettyyn jäsenrekisteriin.
Rekistereissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
Rekisterin tiedoista painetaan vuosittain rotarymatrikkeli jäsenistön sisäiseen käyttöön.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksen tähän tekee Rotary Internationalin kansainvälinen jäsentietojärjestelmä niiltä osin, kun se sijaitsee mainitun alueen ulkopuolella. Rotary Internationalin järjestelmään siirretään vain jäsenen perustiedot.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet
11. Manuaalinen aineisto

Yhdistyksen jäsenrekisterivastaavat huolehtivat jäsenilmoittautumiskorttien asianmukaisesta säilytyksestä ja poistamisesta.

1. Digitaalisesti käsiteltävät tiedot

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tunnuksia ei luovuteta toiselle henkilölle. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

11. Rekisteröidyn oikeudet
    Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.
    Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä rekisterin pitäjään. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla nettisivuillemme asiasta ilmoituksen.

12. Tietojen säilyttäminen
    Tiedot rekisterissä säilytetään jäsenyyden keston ajan. Kun jäsenyys päättyy, niin tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
    Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi.